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Prozesse zielorientiert steuern

Kurzbeschreibung Prozesscontrolling

Controlling ist eine Aufgabe des Managements und des Controller gemeinsam.

Der Controller unterstützt den Manager mit den „richtigen“ Methoden und Informationen. Diese Informationen müssen damit immer zum Aufgabengebiet des Managers passen. Der Manager einer Marketingabteilung benötigt für diese Funktion zugeschnittene Informationen, der Manager eines Auftragsabwicklungsprozesses benötigt Prozessinformationen.
--> Nur wenn es Managementverantwortung für Prozesse gibt, ist ein Controlling von Prozessen sinnvoll.

 

Auch für die Steuerung von Prozessen gilt das Grundprinzip des Controlling als Kreislauf, das am einfachsten im Deming-Kreislauf (PDCA-Kreislauf) wiedergegeben ist. Auch für Prozesse müssen klare Ziele gesetzt werden (was wollen wir mit diesem Prozess erreichen?) und die dafür notwendigen Prozessinhalte beschrieben werden. Prozessplanung führt zu einem Prozessbudget und zu einer Ressourcenplanung für den Prozess.

Eine Voraussetzung für die Zielfestlegung und die Planung der Prozesse ist die Bestimmung der relevanten Prozesskennzahlen. Woran erkennen wir, dass der Prozess funktioniert? Diese Kennzahlen bilden die Grundlage für den gesamten Steuerungsprozess, für die Planung/Budgetierung, für die Operationalisierung, für das Management-Reporting, etc.

Wichtig ist, dass die so geplanten Prozesse im Unternehmen operativ umgesetzt werden. Dies erfordert zunächst eine Standardisierung der Prozesse, ggf. in Varianten. Diese Prozesse werden mit ausreichender IT-Unterstützung in Workflows umgesetzt. Die Verfolgung der laufenden Performance der Prozesse kann realtime durch geeignete Process-Monitoring-Systeme erfolgen (z.B. durch die Anzeige der laufenden Produktionsleistung im Fertigungsprozess).

Auf dieser Basis kann ein prozessorientiertes Management-Reporting erstellt werden, das dem verantwortlichen Prozessmanager Entscheidungsunterstützung und Hinweise für Handlungsbedarf gibt, z.B. zur Verbesserung der Prozesse.

All diese genannten Punkte lassen sich in einem operativen Steuerungskreislauf zusammenfassen:

 

Wir führen mit Ihnen zusammen eine solche Prozesssteuerung ein und führen Sie damit zu einer erheblichen Rationalisierung in Bezug auf Kosten und Zeit.

Bei der Festlegung der Prozesskennzahlen sind zwei Kategorien zu unterscheiden: Ergebnis-Messgrößen und Performance-Messgrößen. Den Kunden des Prozesses interessiert nur, mit welcher Qualität, Pünktlichkeit, etc. sein Ergebnis erzeugt wird.
Den Prozessmanager interessiert auch, mit welchem Aufwand und ggf. mit wie vielen Fehlerschleifen dieser Output erzeugt wurde und ob die Kosten geringer sind als der Ertrag, den der Output erbringt. Damit ergibt sich die Prozess-Effizienz durch Relation von Output zu Input.

Ein Prozessreporting bildet die Basis für Entscheidungen zur Prozessverbesserung / Prozessoptimierung. Wo genau muss man ansetzen, welche Potenziale bestehen?

Für diese Prozessverbesserung gibt es klare Vorgehensmodelle. Prozessschwachstellen werden identifiziert und konsequent beseitigt. Damit werden Prozesse deutlich

  • schneller (Prozessdurchlaufzeiten)
  • flexibler (angepasste Prozessvarianten)
  • kostengünstiger (reduzierte Qualitätskosten, reduzierte Ressourcenkosten)
  • …,

die Kundenzufriedenheit steigt und Ihr Unternehmensergebnis verbessert sich signifikant.